Planning du personnel : modèle, règles suisses et logiciel

Publié le 20.08.2026 · Par Federica García, Eazyclick.

Un planning du personnel mal tenu coûte cher : un service sans personne, deux vendeurs pour un seul client, des échanges d'horaires décidés sur un groupe de messagerie et oubliés le lendemain. Ce guide explique comment construire un planning clair et ce que la loi suisse sur le travail impose : délai d'annonce des horaires, durées maximales, repos et pauses. Vous trouverez aussi un modèle simple à reprendre, et des repères pour savoir quand passer à un logiciel.

Qu'est-ce qu'un planning du personnel ?

Le planning du personnel est le tableau qui dit qui travaille, quand et à quel poste, jour par jour et semaine par semaine. Il sert à couvrir vos heures d'ouverture et vos pics d'activité, à répartir les heures équitablement, et à informer chaque membre de l'équipe de ses horaires assez tôt pour qu'il puisse s'organiser.

Dans un commerce, un restaurant, un salon ou un cabinet, le planning détermine aussi combien de clients vous pouvez servir : sans coiffeur disponible, pas de rendez-vous possible.

Comment faire un planning du personnel ?

Pour faire un planning du personnel, partez de vos besoins par tranche horaire (ouverture, pics, fermeture). Listez les disponibilités et les contrats de chacun, puis placez les services en couvrant d'abord les créneaux critiques. Publiez le planning assez tôt, recueillez les demandes d'échange et gardez une trace des changements.

Les étapes, dans l'ordre :

1. Mesurez le besoin. Combien de personnes faut-il à chaque heure, selon le jour ? Vos chiffres de ventes ou de réservations le disent mieux que l'intuition.
2. Collectez les contraintes. Contrat (temps plein, temps partiel, job d'étudiant), disponibilités, vacances déjà accordées, compétences (qui ouvre, qui ferme, qui sait faire quoi).
3. Placez les services. D'abord les créneaux indispensables, puis le reste. Répartissez équitablement les week-ends et les soirées, et respectez les temps de repos.
4. Publiez. Tout le monde doit voir le même planning, à jour, sur son natel.
5. Gérez les changements. Les échanges et les indisponibilités passent par une demande validée, pas par un message perdu.

Que dit la loi suisse sur les horaires de travail ?

Selon l'ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1, art. 69), vous devez entendre les travailleurs quand vous planifiez ou modifiez les horaires. Ils doivent connaître leurs horaires le plus tôt possible, en règle générale deux semaines avant leur mise en application (voir l'OLT 1 sur Fedlex). Si un changement urgent s'impose, informez les personnes concernées rapidement, directement et complètement. Une convention collective de travail (CCT) applicable à votre branche peut ajouter d'autres règles.

Le planning doit aussi respecter les limites de la loi sur le travail (LTr). La semaine de travail compte au maximum 45 heures (entreprises industrielles, personnel de bureau, personnel technique, vente dans les grands commerces de détail) ou 50 heures pour les autres travailleurs. Entre deux journées de travail, il faut au moins 11 heures de repos consécutives. Les pauses minimales sont d'un quart d'heure si la journée dure plus de 5 h 30, d'une demi-heure au-delà de 7 heures et d'une heure au-delà de 9 heures. Le travail de nuit (de 23 h à 6 h) demande une autorisation, et le travail du dimanche est en principe interdit. Certaines branches ont des dérogations. Source : SECO, durée du travail et du repos. L'employeur doit aussi enregistrer la durée du travail et les pauses, puis tenir ces documents à disposition des autorités (OLT 1, art. 73 ; voir la page du SECO sur l'enregistrement de la durée du travail). Les horaires possibles peuvent aussi figurer dans votre règlement du personnel ou dans vos contrats de travail. Votre fiduciaire connaît les règles de votre éventuelle CCT : vérifiez avec elle avant de changer votre organisation.

Quel modèle de planning du personnel utiliser ?

Le modèle le plus simple est une grille hebdomadaire : une ligne par membre de l'équipe, une colonne par jour, et dans chaque case l'heure de début, l'heure de fin et le poste. Ajoutez en bas le nombre de personnes présentes par tranche horaire : vous verrez d'un coup d'œil les trous et les excès.

Un exemple de lignes pour une boulangerie :

• Sarah (temps plein) : lundi 6 h–14 h vente, mardi repos, mercredi 6 h–14 h vente, jeudi 11 h–19 h vente, vendredi 11 h–19 h vente, samedi 6 h–13 h vente (pauses comprises)
• Tom (temps partiel variable) : mercredi 14 h–19 h, vendredi 14 h–19 h, samedi 7 h–13 h (pause comprise)

Datez chaque version publiée : c'est elle qui fait foi si une question se pose sur l'horaire communiqué. Contrôlez aussi le repos : entre vendredi 19 h et samedi 6 h, Sarah a tout juste ses 11 heures.

Excel ou logiciel de planning : que choisir ?

Un tableur suffit pour une petite équipe aux horaires fixes. Un logiciel devient utile quand les horaires changent chaque semaine, quand l'équipe dépasse quatre ou cinq personnes, ou quand vos rendez-vous dépendent de qui est présent. Il publie le planning sur les natels, garde la trace des changements et évite de saisir deux fois la même chose.

Critères de choix :

• Le prix par employé. Beaucoup de logiciels facturent chaque personne planifiée : calculez le coût en comptant vos étudiants et vos extras.
• La publication. Chacun doit recevoir son planning sans installer d'application ni créer un compte de plus.
• Les demandes d'échange et d'indisponibilité, validées par le responsable.
• Le lien avec vos rendez-vous si vous prenez des réservations : un horaire modifié doit ouvrir ou fermer les créneaux proposés en ligne.

Comment planifier votre équipe avec Eazyclick ?

Avec le module Planning équipe d'Eazyclick, vous placez les services par glisser-déposer sur une grille qui croise les jours et les membres de l'équipe. Vous publiez ensuite la semaine d'un clic : chacun reçoit son planning par e-mail et le consulte sur son natel grâce à un lien sécurisé, sans application ni compte à créer.

Les demandes d'échange et d'indisponibilité passent par votre validation. Si vous prenez des rendez-vous en ligne avec Réservation / RDV, les horaires publiés ouvrent et ferment les créneaux proposés à vos clients : aucun rendez-vous n'est accepté quand personne n'est là.

Le module coûte CHF 270 de mise en route, puis CHF 55 par mois sur 12 mois ou CHF 46 par mois sur 24 mois, hors TVA. Le prix s'entend par site, avec des membres illimités : pas de prix par employé. Le module ne gère ni les salaires ni les vacances, qui restent chez votre fiduciaire. Il ne remplace pas non plus l'enregistrement de la durée du travail exigé par la loi. Pour suivre le temps passé par projet plutôt que les horaires, voyez notre guide de la timesheet.

Comment gérer les absences et les échanges d'horaires ?

Gérez les absences et les échanges avec une règle écrite et un seul canal. La demande part du membre de l'équipe, le responsable l'accepte ou la refuse, et le planning publié est mis à jour aussitôt pour tout le monde. Un échange accepté par message privé, sans mise à jour du planning, finit toujours en service vide. Avant d'accepter, vérifiez que l'échange laisse bien 11 heures de repos à chacun.

Prévoyez aussi une réserve : une ou deux personnes volontaires pour les remplacements, prévenues en priorité, et une liste des compétences de chacun pour savoir qui peut remplacer qui.