Facture proforma : à quoi elle sert en Suisse

Publié le 13.07.2026 · Mis à jour le 06.10.2026 · Par Antoine Lemmens, Eazyclick.

Un client vous demande une « proforma » avant de commander. Ou alors vous envoyez des marchandises à l'étranger et le transporteur vous en réclame une. Ce document ressemble à une facture, mais n'en est pas une. Voici à quoi il sert en Suisse, ce qu'il doit contenir et ce qui se passe quand le client paie sur sa base.

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma présente, avant la vente, ce que contiendra la facture : produits ou services, prix en CHF, TVA, conditions de paiement et de livraison. Elle sert à informer, à faire valider une offre ou à déclarer la valeur d'un envoi. Ce n'est pas une facture. Attention toutefois : en Suisse, le titre du document ne suffit pas. Pour la TVA, la loi appelle « facture » tout document qui facture une prestation à un tiers, quel que soit son nom (art. 3, let. k LTVA). Une proforma qui réclame un paiement peut donc être traitée comme une facture.

Pour votre client, la proforma n'est pas un justificatif d'impôt préalable (la TVA payée sur ses achats, qu'il peut déduire). Il doit pouvoir prouver qu'il a payé cet impôt (art. 28 LTVA). S'il fait ses décomptes selon les contre-prestations convenues, son droit à la déduction naît à la réception de la facture (loi sur la TVA, art. 40).

À quoi sert une facture proforma ?

Elle sert à communiquer un prix ferme avant la vente, sous une forme proche de la facture finale. Les cas les plus courants : faire valider une commande en interne chez le client, demander un paiement avant la livraison ou accompagner un envoi de marchandises à l'étranger. Une banque ou une société de leasing peut aussi en demander une pour un financement.

• Validation d'achat : le service achats de votre client engage la dépense sur la base de la proforma.
• Paiement anticipé : le client paie avant la livraison. Une vraie facture suit alors l'encaissement (voir plus bas).
• Envoi à l'étranger : pour un envoi sans vente (échantillon, remplacement sous garantie, retour), la proforma indique à la douane la valeur des marchandises.

Une facture proforma est-elle obligatoire ?

Non. Aucune règle de TVA n'impose d'émettre une proforma. C'est un document commercial facultatif, que vous établissez si votre client ou votre transporteur le demande. Sa forme est libre : un PDF envoyé par e-mail suffit. Ce qui compte, c'est la vraie facture. En Suisse, il n'existe à ce jour aucune obligation générale de facture électronique entre entreprises. La facture peut donc être envoyée en PDF, avec une QR-facture ou via eBill. La proforma ne remplace jamais cette facture.

Les règles de facturation pour la TVA sont expliquées par l'Administration fédérale des contributions (AFC) dans l'info TVA 16 « Comptabilité et facturation ». La QR-facture, qui a remplacé les bulletins de versement en 2022, est présentée dans notre guide de la QR-facture. Une exception à connaître : la Confédération exige une facture électronique de ses fournisseurs pour les marchés de plus de CHF 5’000 (voir la page de l'AFC).

Quelle différence entre proforma, devis et facture d'acompte ?

Le devis (on dit aussi « offre ») détaille un prix, et le client l'accepte. La proforma présente la même information sous la forme de la future facture. La facture d'acompte est une vraie facture, émise pour un paiement partiel. Seule la facture d'acompte porte une TVA à déclarer.

• Devis : offre de prix, souvent signée par le client ; aucune TVA due.
• Proforma : présentation de la future facture ; aucune TVA due tant qu'elle ne réclame pas de paiement.
• Facture d'acompte : vraie facture d'un paiement partiel ; TVA due à la facturation ou à l'encaissement, selon votre méthode de décompte.

Quelles mentions mettre sur une facture proforma ?

Titrez-la clairement « facture proforma » et ajoutez une phrase comme « Ce document n'est pas une facture ». Donnez-lui un numéro dans une série à part, pas dans celle de vos factures. Indiquez ensuite les coordonnées des deux parties, votre numéro TVA (CHE-123.456.789 TVA) si vous êtes assujetti, le détail des prix hors TVA en CHF, le taux de TVA (8,1 % pour le taux normal), le total, la durée de validité et les conditions de paiement. Pour un envoi à l'étranger, ajoutez le motif de l'envoi (échantillon, remplacement…), la valeur des marchandises, le nombre de colis et le poids brut.

Ces mentions relèvent de la bonne pratique, pas d'une obligation légale : la proforma n'a pas de contenu imposé. Pour la vraie facture, les mentions exigées en Suisse figurent à l'article 26 de la loi sur la TVA (LTVA) : nom, lieu et numéro TVA du fournisseur, nom et lieu du client, date ou période de la prestation, genre et volume de la prestation, montant, taux et montant de la TVA.

Quel rôle joue la proforma en douane ?

Quand vous exportez des marchandises vendues, le principal document qui les accompagne est la facture commerciale, avec les éventuelles preuves d'origine et autorisations. C'est ce qu'indique l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF). L'OFDF peut demander ces documents lors du contrôle. Quand il n'y a pas de vente (échantillon, pièce remplacée sous garantie), on joint souvent une proforma pour déclarer la valeur de l'envoi. La Suisse ne perçoit pas de droits de douane à l'exportation. Le pays de destination, en revanche, peut taxer l'envoi à l'importation selon la valeur déclarée.

Pour certains envois, le règlement 10-10 de l'OFDF admet une facture comme justificatif. Elle doit alors indiquer l'expéditeur, le nombre de colis, la masse brute et la valeur de l'envoi (règlement 10-10, PDF). Pour vos clients suisses, avant la vraie facture, voir aussi vérifier le numéro IDE d'un client. Les étapes d'une exportation sont résumées dans la liste de contrôle Exportation de l'OFDF.

Que faire quand le client paie sur la base d'une proforma ?

Quand vous encaissez un paiement avant la livraison, la dette de TVA naît à l'encaissement. Émettez alors une vraie facture : facture d'acompte ou facture finale. Ne demandez pas le paiement sur la proforma elle-même : en Suisse, un document qui facture une prestation peut être traité comme une facture, quel que soit son titre. Et sur un document de ce type, la TVA indiquée peut être due.

Sources : loi sur la TVA, article 40 (naissance de la créance fiscale) et article 3, let. k (définition de la facture). Le détail, avec un exemple chiffré, est dans notre guide facture d'acompte.

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Questions fréquentes sur la facture proforma

Combien de temps une facture proforma est-elle valable ?

Le temps que vous indiquez : aucune durée n'est imposée. Mentionnez toujours une date de validité. Votre client saura ainsi jusqu'à quand le prix annoncé tient.

Faut-il numéroter une facture proforma ?

C'est conseillé, pour la retrouver facilement. Utilisez une série à part, distincte de celle de vos factures, pour que votre numérotation de factures reste claire et sans doublon.

Peut-on transformer une proforma en facture ?

Oui, en émettant une vraie facture qui reprend son contenu, avec un numéro de votre série de factures, la date de facturation et les mentions de l'article 26 LTVA. La proforma, elle, reste un document d'information.