Lexique · dématérialisation des documents · dématérialisation des factures
Dématérialisation : définition
La dématérialisation consiste à remplacer les documents papier d'une entreprise (offres, factures, contrats, justificatifs) par des documents numériques, créés, échangés et archivés sous forme électronique.
Mis à jour le
Ce que la dématérialisation change pour une PME
Moins d'impression et de classeurs, mais surtout moins de ressaisie : une offre signée en ligne devient une facture sans être retapée, un justificatif scanné rejoint la bonne écriture. Les documents se retrouvent en quelques secondes, depuis le bureau ou en déplacement, et la fiduciaire y accède sans attendre la boîte de fin de mois.
La dématérialisation va par étapes : des PDF envoyés par e-mail, puis des documents structurés que les logiciels lisent seuls, comme la facture électronique eBill ou la QR-facture qui évite de saisir l'IBAN et la référence.
Archiver ses documents numériques en règle
En Suisse, les livres et les pièces comptables se conservent dix ans, et la forme électronique est admise si les documents restent intègres et lisibles pendant toute cette durée. Convenez avec votre fiduciaire du lieu d'archivage et de la façon dont elle y accède.
La dématérialisation dans Eazyclick
Dans Eazyclick, le devis est signé en ligne, avec une acceptation horodatée, puis devient une facture en un clic, envoyée avec son lien de paiement. Les documents restent dans la fiche client du CRM, et le journal des factures s'exporte pour la période de votre choix, à transmettre à votre fiduciaire.
Termes voisins
- Facture électronique Une facture électronique est une facture transmise sous forme de données qu'un logiciel ou une banque peut traiter sans ressaisie.
- Devis électronique Un devis électronique est une offre envoyée et acceptée en ligne : le client l'ouvre dans son navigateur, la lit et l'accepte d'un clic, sans imprimer, signer à la main ni scanner.
- SaaS Un SaaS (Software as a Service) est un logiciel utilisé en ligne, par abonnement, sans installation : l'éditeur l'héberge, le met à jour et en assure la sécurité.
Pour aller plus loin
Questions sur : Dématérialisation
Une facture scannée vaut-elle l'original en Suisse ?
La conservation électronique des pièces est admise, à condition que les documents restent intègres et lisibles pendant dix ans. Votre fiduciaire vous dira quelles exigences s'appliquent à votre cas.
Par où commencer la dématérialisation ?
Par les documents que vous produisez le plus souvent : en général les offres et les factures. Les signer et les envoyer en ligne fait gagner du temps dès le premier mois.
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