Lexique · conservation des factures · archivage des pièces comptables
Conservation des pièces comptables : définition
La conservation des pièces comptables consiste à garder les justificatifs permettant de comprendre et de vérifier les opérations d'une entreprise. En Suisse, l'art. 958f CO impose dix ans à partir de la fin de l'exercice. Les pièces peuvent être conservées électroniquement sous conditions. Les documents TVA relatifs aux immeubles nécessitent un examen particulier des durées applicables.
Mis à jour le
Combien de temps garder les factures en Suisse ?
L'art. 958f, al. 1, du Code des obligations fixe dix ans dès la fin de l'exercice pour les livres et pièces comptables. Conservez chaque facture avec ses corrections et justificatifs de paiement. Pour la TVA, les art. 70, al. 2, et 42, al. 6, LTVA imposent de tenir compte de la prescription absolue de dix ans de la créance fiscale.
L'art. 70, al. 3, LTVA prévoit vingt ans pour les documents nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de l'impôt sur les immeubles. L'AFC précise que la conservation se prolonge si la prescription absolue n'est pas écoulée. La date de destruction dépend ainsi du dossier ; l'art. 70 ne fixe pas un délai uniforme de vingt-six ans.
Comment conserver les pièces sous forme électronique ?
L'art. 958f, al. 3, CO admet le support électronique si les pièces restent fidèles aux opérations et lisibles. L'Olico exige notamment des modifications apparentes, une organisation documentée et une consultation possible dans un délai raisonnable, selon ses art. 3, 4 et 6.
Les art. 9 et 10 Olico encadrent les supports autorisés et le contrôle des données lors des migrations. Organisez les accès, les sauvegardes et la restitution des documents avant de changer d'outil. Un dossier de fichiers modifiables sans traçabilité demande des mesures supplémentaires pour satisfaire aux exigences d'intégrité.
Transmettre les pièces à votre comptable
Dans le module Devis & factures, une facture émise reste inchangée ; une correction passe par un avoir, ou note de crédit. Le journal des factures et des paiements de la période choisie se transmet à votre comptable. Organisez avec lui leur conservation pendant les durées applicables.
Termes voisins
- Facture électronique Une facture électronique est une facture transmise sous forme de données qu'un logiciel ou une banque peut traiter sans ressaisie.
- Facture acquittée Une facture acquittée est une facture dont le fournisseur confirme le règlement intégral, par exemple avec la mention « payée le » suivie de la date de réception du paiement.
Pour aller plus loin
Guides pratiques
Questions sur : Conservation des pièces comptables
Combien de temps doit-on garder les factures en Suisse ?
Pour les pièces comptables d'une entreprise, le CO prévoit dix ans dès la fin de l'exercice. Les règles TVA et les dossiers immobiliers peuvent imposer une conservation plus longue.
Faut-il conserver les pièces immobilières pendant vingt-six ans ?
L'art. 70, al. 3, LTVA mentionne vingt ans pour certaines pièces immobilières. La prescription peut prolonger la conservation ; vingt-six ans ne constitue pas une échéance universelle de destruction. Déterminez la durée du dossier avec votre fiduciaire.
Peut-on conserver les factures uniquement en numérique ?
Oui, pour les pièces comptables, si les conditions du CO et de l'Olico sont respectées. Il faut notamment assurer leur intégrité, leur lisibilité et leur disponibilité pendant toute la durée requise.
Organisez votre appel découverte
Réservez un appel avec un expert
30 minutes, zéro bullshit. On audite votre présence, on identifie l'option la plus stratégique pour vos objectifs, et on vous dit exactement quoi faire ensuite.
