Dienstplan: Vorlage, Schweizer Regeln und Software

Veröffentlicht am 20.08.2026 · Von Federica García, Eazyclick.

Ein schlecht geführter Dienstplan kommt teuer zu stehen: eine Schicht ohne Personal, zwei Verkäufer für einen einzigen Kunden, Schichttausche, die in einem Gruppenchat vereinbart und am nächsten Tag vergessen werden. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen übersichtlichen Dienstplan aufbauen und was das Schweizer Arbeitsgesetz vorschreibt: Frist für die Bekanntgabe der Arbeitszeiten, Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen. Dazu finden Sie eine einfache Vorlage zum Übernehmen und Anhaltspunkte, wann sich der Wechsel zu einer Software lohnt.

Was ist ein Dienstplan?

Der Dienstplan ist die Übersicht, die zeigt, wer wann und an welchem Posten arbeitet, Tag für Tag und Woche für Woche. Mit ihm decken Sie Ihre Öffnungszeiten und Spitzenzeiten ab, verteilen die Stunden fair und informieren alle im Team früh genug über ihre Arbeitszeiten, damit sie sich organisieren können.

In einem Geschäft, einem Restaurant, einem Salon oder einer Praxis bestimmt der Dienstplan auch, wie viele Kundinnen und Kunden Sie bedienen können: Ist kein Coiffeur verfügbar, ist auch kein Termin möglich.

Wie erstellt man einen Dienstplan?

Gehen Sie für den Dienstplan von Ihrem Bedarf pro Zeitfenster aus (Öffnung, Spitzenzeiten, Schliessung). Erfassen Sie Verfügbarkeiten und Verträge aller Mitarbeitenden und planen Sie dann die Schichten, wobei Sie zuerst die kritischen Zeitfenster abdecken. Veröffentlichen Sie den Plan früh genug, sammeln Sie Tauschanfragen und halten Sie Änderungen fest.

Die Schritte der Reihe nach:

1. Bedarf ermitteln. Wie viele Personen braucht es zu jeder Stunde, je nach Wochentag? Ihre Verkaufs- oder Reservationszahlen sagen das besser als das Bauchgefühl.
2. Rahmenbedingungen sammeln. Vertrag (Vollzeit, Teilzeit, Studentenjob), Verfügbarkeiten, bereits bewilligte Ferien, Kompetenzen (wer öffnet, wer schliesst, wer kann was).
3. Schichten einplanen. Zuerst die unverzichtbaren Zeitfenster, dann den Rest. Verteilen Sie Wochenenden und Abende fair und halten Sie die Ruhezeiten ein.
4. Veröffentlichen. Alle müssen denselben, aktuellen Plan auf dem Handy sehen.
5. Änderungen verwalten. Tausch und Abwesenheiten laufen über eine bewilligte Anfrage, nicht über eine untergegangene Nachricht.

Was sagt das Schweizer Gesetz zu den Arbeitszeiten?

Gemäss der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, Art. 69) müssen Sie die Arbeitnehmenden anhören, wenn Sie Arbeitszeiten planen oder ändern. Sie müssen ihre Arbeitszeiten möglichst früh kennen, in der Regel zwei Wochen vor deren Inkrafttreten (siehe die ArGV 1 auf Fedlex). Ist eine dringende Änderung nötig, informieren Sie die Betroffenen rasch, direkt und vollständig. Ein für Ihre Branche geltender Gesamtarbeitsvertrag (GAV) kann weitere Regeln enthalten.

Der Dienstplan muss zudem die Grenzen des Arbeitsgesetzes (ArG) einhalten. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden (industrielle Betriebe, Büropersonal, technisches Personal, Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels) oder 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmenden. Zwischen zwei Arbeitstagen braucht es mindestens 11 aufeinanderfolgende Stunden Ruhezeit. Die Mindestpausen betragen eine Viertelstunde bei mehr als 5 Stunden 30 Minuten Arbeit, eine halbe Stunde bei mehr als 7 Stunden und eine Stunde bei mehr als 9 Stunden. Nachtarbeit (23 bis 6 Uhr) ist bewilligungspflichtig, Sonntagsarbeit grundsätzlich verboten. Für bestimmte Branchen gelten Ausnahmen. Quelle: SECO, Arbeits- und Ruhezeiten. Der Arbeitgeber muss ausserdem die Arbeitszeit und die Pausen erfassen und diese Unterlagen für die Behörden bereithalten (ArGV 1, Art. 73; siehe die Seite des SECO zur Arbeitszeiterfassung). Die möglichen Arbeitszeiten können auch in Ihrem Personalreglement oder in den Arbeitsverträgen festgehalten sein. Ihr Treuhänder kennt die Regeln eines allfälligen GAV: Klären Sie es mit ihm, bevor Sie Ihre Organisation ändern.

Welche Dienstplan-Vorlage eignet sich?

Die einfachste Vorlage ist ein Wochenraster: eine Zeile pro Teammitglied, eine Spalte pro Tag und in jedem Feld Beginn, Ende und Posten. Ergänzen Sie unten die Anzahl anwesender Personen pro Zeitfenster: So sehen Sie Lücken und Überbesetzungen auf einen Blick.

Ein Beispiel für eine Bäckerei:

• Sarah (Vollzeit): Montag 6–14 Uhr Verkauf, Dienstag frei, Mittwoch 6–14 Uhr Verkauf, Donnerstag 11–19 Uhr Verkauf, Freitag 11–19 Uhr Verkauf, Samstag 6–13 Uhr Verkauf (inkl. Pausen)
• Tom (Teilzeit, variabel): Mittwoch 14–19 Uhr, Freitag 14–19 Uhr, Samstag 7–13 Uhr (inkl. Pause)

Datieren Sie jede veröffentlichte Version: Sie ist massgebend, wenn Fragen zur bekanntgegebenen Arbeitszeit aufkommen. Prüfen Sie auch die Ruhezeit: Zwischen Freitag 19 Uhr und Samstag 6 Uhr kommt Sarah knapp auf ihre 11 Stunden.

Excel oder Dienstplan-Software: Was ist besser?

Für ein kleines Team mit festen Arbeitszeiten reicht eine Tabelle. Eine Software lohnt sich, wenn sich die Zeiten jede Woche ändern, wenn das Team mehr als vier oder fünf Personen zählt oder wenn Ihre Termine davon abhängen, wer anwesend ist. Sie stellt den Plan aufs Handy, hält Änderungen fest und erspart doppelte Eingaben.

Auswahlkriterien:

• Der Preis pro Mitarbeitenden. Viele Programme verrechnen jede eingeplante Person: Rechnen Sie die Kosten inklusive Studierenden und Aushilfen durch.
• Die Veröffentlichung. Alle sollen ihren Plan erhalten, ohne eine App zu installieren oder ein weiteres Konto anzulegen.
• Tausch- und Abwesenheitsanfragen, die von der verantwortlichen Person bewilligt werden.
• Die Verknüpfung mit Ihren Terminen, falls Sie Reservationen annehmen: Eine geänderte Arbeitszeit muss die online angebotenen Zeitfenster öffnen oder schliessen.

Wie planen Sie Ihr Team mit Eazyclick?

Mit dem Modul Teamplanung von Eazyclick ziehen Sie die Schichten per Drag-and-drop in ein Raster aus Tagen und Teammitgliedern. Danach veröffentlichen Sie die Woche mit einem Klick: Alle erhalten ihren Plan per E-Mail und sehen ihn über einen sicheren Link auf dem Handy, ohne App und ohne Konto.

Tausch- und Abwesenheitsanfragen laufen über Ihre Bewilligung. Wenn Sie mit Reservation / Termine Online-Termine anbieten, öffnen und schliessen die veröffentlichten Arbeitszeiten die Zeitfenster für Ihre Kundschaft: Wenn niemand da ist, wird auch kein Termin angenommen.

Das Modul kostet CHF 270 für die Einrichtung, danach CHF 55 pro Monat bei 12 Monaten oder CHF 46 pro Monat bei 24 Monaten, exkl. MwSt. Der Preis gilt pro Website, mit unbegrenzt vielen Mitgliedern: kein Preis pro Mitarbeitenden. Löhne und Ferien verwaltet das Modul nicht, diese bleiben bei Ihrem Treuhänder. Es ersetzt auch nicht die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung. Wenn Sie statt Arbeitszeiten den Zeitaufwand pro Projekt erfassen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Stundenrapport.

Wie verwalten Sie Abwesenheiten und Schichttausch?

Regeln Sie Abwesenheiten und Tausch schriftlich und über einen einzigen Kanal. Die Anfrage kommt vom Teammitglied, die verantwortliche Person nimmt sie an oder lehnt sie ab, und der veröffentlichte Plan wird sofort für alle aktualisiert. Ein per Privatnachricht vereinbarter Tausch ohne Anpassung des Plans endet immer in einer leeren Schicht. Prüfen Sie vor der Zusage, ob allen 11 Stunden Ruhezeit bleiben.

Sehen Sie auch eine Reserve vor: eine oder zwei Personen, die freiwillig einspringen und zuerst angefragt werden, sowie eine Liste der Kompetenzen aller, damit Sie wissen, wer wen ersetzen kann.