Stundenrapport: Definition, Vorlage und Arbeitszeiterfassung in der Schweiz

Veröffentlicht am 25.08.2026 · Aktualisiert am 06.10.2026 · Von Federica García, Eazyclick.

Wie lange hat diese Baustelle, diese Website, dieses Dossier wirklich gedauert? Ohne Stundenrapport können Sie das nur schätzen, und Ihre Rechnung beruht auf dieser Schätzung. Dieser Ratgeber erklärt, was ein Stundenrapport ist, was er enthalten muss und wie Sie ihn ausfüllen, ohne dabei Zeit zu verlieren. Er zeigt auch, was das Schweizer Gesetz bei der Arbeitszeiterfassung verlangt und wann sich der Wechsel von der Tabelle zu einer Software lohnt. Eine einfache Vorlage zum Abschreiben ist dabei.

Was ist ein Stundenrapport (Timesheet)?

Ein Stundenrapport (auch Timesheet oder Zeitnachweis genannt) hält fest, wie viele Stunden eine Person Tag für Tag für jedes Projekt, jeden Kunden oder jede Aufgabe aufgewendet hat. Er dient dazu, den Aufwand zu verrechnen und zu sehen, ob ein Projekt rentabel ist. Ausserdem hilft er, die nächsten Offerten vorzubereiten und die Arbeitslast im Team zu verteilen.

In einem Dienstleistungs-KMU (Agentur, Ingenieurbüro, Architekt, Installateur, Berater) ist der Stundenrapport oft die einzige Verbindung zwischen der tatsächlichen Arbeit und der Rechnung. Auch für Selbstständige ohne Mitarbeitende ist er nützlich: Er zeigt, wohin die Stunden gehen, die nie verrechnet werden.

Was muss ein Stundenrapport enthalten?

Ein Stundenrapport enthält mindestens Datum, Person, Projekt oder Kunde, Aufgabe, Dauer und einen kurzen Kommentar. Ergänzen Sie eine Spalte «verrechenbar ja/nein». Erst sie macht aus einer Stundenliste ein Werkzeug für die Rentabilität und bereitet die Rechnung am Monatsende vor.

Eine Vorlage für einen Wochenrapport, zum Übertragen in eine Tabelle:

• Datum: Montag, 17. August 2026
• Person: Julie
• Kunde / Projekt: Küchenrenovation Dupont
• Aufgabe: Ausmass und Plan
• Dauer: 2 Std. 30 Min.
• Verrechenbar: ja
• Kommentar: Besichtigung vor Ort, Fotos im Dossier abgelegt

Eine Zeile pro Arbeitsblock, dazu ein Total pro Projekt und pro Woche. Das ganze Team muss dieselben Projektnamen verwenden, sonst sagen die Totale nichts mehr aus. Dient Ihr Rapport auch zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden? Dann ergänzen Sie Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen (siehe unten).

Wie füllen Sie einen Stundenrapport aus, ohne Zeit zu verlieren?

Füllen Sie Ihren Stundenrapport laufend aus, nicht am Freitagabend aus dem Gedächtnis. Es genügt, zu Beginn einer Aufgabe eine Stoppuhr zu starten oder bei jedem Wechsel des Dossiers zwei Minuten zu investieren. Arbeiten Sie in Blöcken von mindestens einer Viertelstunde. Legen Sie im Voraus eine Liste von Projekten und Aufgaben fest, damit nicht alle etwas anderes eintragen.

Drei Gewohnheiten, die alles verändern:

1. Ein einziges Tool, das auf der Baustelle per Handy genauso funktioniert wie im Büro am Computer.
2. Eine wöchentliche Freigabe durch die verantwortliche Person, um Lücken zu korrigieren, solange man sich noch erinnert.
3. Eine gesperrte Periode nach der Freigabe: Die Stunden eines verrechneten Monats ändern sich nicht mehr.

Stundenrapport und Arbeitszeiterfassung: Was sagt das Schweizer Gesetz?

Der Stundenrapport misst den Aufwand pro Projekt, um ihn zu verrechnen und die Rentabilität zu verfolgen. Die Arbeitszeiterfassung dagegen ist im Arbeitsgesetz (ArG) geregelt. Der Arbeitgeber muss diese Aufzeichnungen den Behörden zur Verfügung halten (Art. 46 ArG). Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, Art. 73) legt ihren Inhalt fest. Festzuhalten sind namentlich die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Überzeitarbeit, mit Beginn und Ende der Arbeit. Ebenso festzuhalten sind Pausen von einer halben Stunde oder mehr. Diese Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (siehe die ArGV 1 auf Fedlex). Ein Projekt-Stundenrapport reicht also nicht immer: Oft fehlen Beginn und Ende der Arbeit sowie die Pausen.

Die vollständige Erfassung bleibt die Regel. Es gibt Ausnahmen (SECO, Arbeitszeiterfassung). Personen mit einer höheren leitenden Tätigkeit unterstehen nicht den Bestimmungen über die Arbeitszeit (Art. 3 ArG). Die vereinfachte Erfassung (Art. 73b ArGV 1) verlangt nur die täglich geleistete Arbeitszeit. Sie gilt für Mitarbeitende, die mindestens einen Viertel ihrer Arbeitszeit selbst festlegen. In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann sie mit jeder Person schriftlich vereinbart werden. Ganz auf die Erfassung zu verzichten (Art. 73a ArGV 1) ist nur unter drei Bedingungen möglich. Nötig sind ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV), ein AHV-pflichtiger Bruttojahreslohn von über CHF 120’000 und grosse Autonomie bei der Arbeitszeit. Ihr Treuhänder sagt Ihnen, was für Ihr Unternehmen gilt. Für die Arbeitszeiten im Team lesen Sie unseren Ratgeber zur Einsatzplanung.

Tabelle oder Zeiterfassungssoftware: Was passt zu Ihnen?

Eine Tabelle genügt für Selbstständige ohne Mitarbeitende oder für ein Team von zwei, drei Personen, das wenig nach Aufwand verrechnet. Eine Software lohnt sich in drei Fällen: Mehrere Personen erfassen Stunden, Sie verrechnen in Regie (nach Aufwand), oder Sie wollen die geplante mit der tatsächlichen Zeit vergleichen, Projekt für Projekt.

Was eine Software gegenüber einer Tabelle bringt:

• Erfassung am richtigen Ort: Die Stunden hängen am Projekt, das wiederum mit Kunde und Offerte verknüpft ist;
• Freigabe und Sperre: keine nachträglich geänderten Zeilen mehr;
• Das Budget: geplant gegenüber verbraucht, sichtbar während des Projekts und nicht erst am Ende;
• Die Rechnung: Verrechenbare Stunden werden ohne erneute Eingabe zu Rechnungspositionen.

Prüfen Sie vor der Wahl das Preismodell (pro Benutzer oder pauschal), die Nutzung auf dem Handy und den Export Ihrer Daten. Soll das Tool auch der Arbeitszeiterfassung dienen, prüfen Sie, ob es Beginn und Ende der Arbeit sowie die Pausen erfasst.

Wie erfassen Sie Ihre Stunden mit Eazyclick?

Das Modul Projekte & Zeit von Eazyclick verknüpft Ihre Stundenrapporte mit Ihren Projekten, Kunden und Offerten. Jede Person erfasst ihre Stunden pro Projekt und Aufgabe, auf Wunsch mit Stoppuhr. Die verantwortliche Person gibt die Rapporte frei und sperrt die Periode. Sie vergleichen das geplante mit dem verbrauchten Budget.

Die verrechenbaren Stunden fliessen in Ihre Rechnungen im Modul Offerten & Rechnungen. Projekte & Zeit gibt es ab CHF 18 pro Monat exkl. MwSt. Der definitive Preis hängt von der Grösse des Teams ab, das Stunden erfasst; Ihre Projektleiterin oder Ihr Projektleiter bestätigt ihn vor der Einrichtung.

Sie möchten mehr über die Rechnungsstellung an Ihre Kunden in der Schweiz erfahren? Lesen Sie unseren Ratgeber zur QR-Rechnung.

Lohnt sich ein Stundenrapport für Selbstständige ohne Mitarbeitende?

Ja. Wer als Selbstständige oder Selbstständiger seine Zeit erfasst, stellt oft fest, dass ein grosser Teil der Stunden nicht verrechnet wird: Fahrten, Vorbereitung, Korrekturen, Austausch mit dem Kunden. Der Stundenrapport zeigt, welche Kunden und welche Auftragsarten rentabel sind. Er hilft auch, die nächsten Offerten genauer zu kalkulieren.

Fangen Sie einfach an: Erfassen Sie eine Woche lang ehrlich Ihre Stunden und vergleichen Sie sie dann mit Ihren Rechnungen. Die Differenz zeigt Ihnen, ob sich ein Tool lohnt.