Online-Terminplaner und Terminbuchung für Selbstständige

Veröffentlicht am 15.09.2026 · Aktualisiert am 18.09.2026 · Von Federica García, Eazyclick.

Wer als Selbstständige oder Selbstständiger Termine per Telefon vergibt, nimmt mitten in der Sitzung ab, ruft zwischen zwei Kunden zurück und schreibt alles in ein Notizbuch. Mit einem Online-Terminplaner buchen Ihre Kundinnen und Kunden selbst, rund um die Uhr, während Sie arbeiten. Dieser Ratgeber erklärt, wie er funktioniert, wie Sie zwischen einem Gratis-Tool, einer Plattform und Ihrer eigenen Website wählen, wie Sie vergessene Termine reduzieren und welche Schweizer Regeln Sie beachten sollten.

Was ist ein Online-Terminplaner?

Ein Online-Terminplaner ist ein Terminkalender, den Ihre Kundinnen und Kunden im Internet aufrufen, um selbst einen freien Termin zu buchen. Sie erfassen Ihre Leistungen, deren Dauer und Ihre Arbeitszeiten; das Tool berechnet die freien Zeitfenster, blockiert das gewählte, sendet dem Kunden die Bestätigung und trägt den Termin in Ihren Kalender ein.

Der Unterschied zu einem einfachen geteilten Kalender liegt in dieser Berechnung: Der Kunde sieht nur Zeitfenster, die wirklich frei sind, unter Berücksichtigung der Dauer der Leistung, Ihrer Pausen, Ihrer Ferien und der bereits gebuchten Termine. Zwei Kunden können also nicht dieselbe Uhrzeit buchen.

Warum Online-Terminbuchung anbieten?

Weil Ihre Kundinnen und Kunden dann einen Termin suchen, wenn sie daran denken, oft abends oder am Wochenende, und nicht während Ihrer Öffnungszeiten. Mit der Online-Terminbuchung buchen sie, ohne anzurufen, Sie werden in der Sitzung nicht mehr gestört, und jeder Termin kommt vollständig an: Name, Kontaktdaten, Leistung, Uhrzeit. Das Telefon bleibt für Sonderfälle.

Es geht auch ums Image: Ein gut sichtbarer Button «Termin buchen» auf Ihrer Website und in Ihrem Google-Unternehmensprofil gibt Sicherheit, wenn jemand drei Anbieter vergleicht. Und jeder Termin ergänzt Ihre Kundenkartei, die Sie für einen nächsten Besuch wieder kontaktieren können.

Gratis-Kalender, Plattform oder eigene Website: Was wählen?

Ein Gratis-Kalender reicht für den Start mit wenigen Terminen. Eine Buchungsplattform bringt Sichtbarkeit, doch Ihre Kundinnen und Kunden sehen dort auch Ihre Konkurrenz, und das Preismodell (Abo, Kommission, Optionen) unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Die Buchung auf Ihrer eigenen Website hält Ihre Kunden bei Ihnen und verknüpft jeden Termin mit Ihrer Kartei.

Vergleichen Sie die drei Varianten in vier Punkten:

• Die tatsächlichen Kosten. Lesen Sie die Bedingungen: Abo, Gebühren pro Termin oder pro Zahlung, kostenpflichtige Optionen (SMS-Erinnerungen, mehrere Kalender). Für Kosmetiksalons zeigt unser Vergleich Salonkee, Planity: Preise und Kommissionen die erhobenen Tarife im Detail.
• Wem gehört die Kundenkartei? Können Sie Ihre Kunden und deren Verlauf exportieren, wenn Sie wechseln?
• Was Ihr Kunde sieht. Nur Ihren Namen oder eine Liste von Mitbewerbern neben Ihrem Profil?
• Die Verbindung zu Ihren anderen Tools. Termin, Kundenkarte, Erinnerung und Rechnung an einem Ort oder vier Tools, zwischen denen Sie abtippen.

Wie reduzieren Sie nicht wahrgenommene Termine?

Am einfachsten reduzieren Sie vergessene Termine mit einer automatischen Erinnerung am Vortag, inklusive Link zum Absagen mit einem Klick: Wer nicht kommen kann, gibt den Termin frei, statt einfach fernzubleiben, und Sie können ihn jemand anderem anbieten. Zeigen Sie zudem Ihre Absagebedingungen vor der Buchung an.

Weitere Gewohnheiten helfen:

• Eine sofortige Bestätigung per E-Mail, mit einer Datei für den Kalender des Kunden.
• Klare Absageregeln, vor der Buchung angezeigt und in der Bestätigung wiederholt.
• Das Markieren von Abwesenheiten in Ihrem Kalender, um Kunden zu erkennen, die oft nicht erscheinen.
• Eine manuelle Freigabe der Anfragen bei langen Leistungen oder neuen Kunden, wenn Sie die Kontrolle behalten möchten.

Welche Regeln gelten in der Schweiz?

Drei Regeln betreffen die meisten Selbstständigen mit Online-Terminbuchung: einen Gesamtpreis inklusive MwSt. und obligatorischer Zuschläge angeben; den Kunden vor der Buchung über seine Rechte und Ihre Absagebedingungen informieren; und die erhobenen Personendaten schützen. Prüfen Sie zudem die Regeln Ihres Berufs bei Ihrem Berufsverband.

Was die offiziellen Quellen sagen, Stand September 2026:

• Der angezeigte Preis ist der Gesamtpreis. In der Schweiz verlangt die Preisbekanntgabeverordnung (PBV), dass der tatsächlich zu bezahlende Preis angegeben wird, inklusive MwSt. und Abgaben.
• Ein online gebuchter Termin ist ein Fernabsatzvertrag. Das Schweizer Recht sieht kein allgemeines Widerrufsrecht für Fernabsatzverträge vor: Massgebend sind Ihre Absagebedingungen, deshalb sollten Sie diese vor der Buchung anzeigen.
• Die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden dienen zuerst dem Termin. Wenn Sie ihnen danach Werbung senden möchten (Aktionen, Newsletter), halten Sie sich an die Regeln zum Direktmarketing, wie sie der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) erklärt.

Wie wählen Sie eine Software für die Terminbuchung?

Wählen Sie eine Software, die die wirklich freien Zeitfenster berechnet (Dauer, Pausen, Vorbereitungszeit, Ferien), Bestätigung und Erinnerung selbst versendet, den Kunden per Link absagen lässt, mehrere Fachpersonen verwaltet, wenn Sie im Team arbeiten, und jeden Termin einer Kundenkarte zuordnet. Prüfen Sie danach den Gesamtpreis und wem Ihre Daten gehören.

Die Checkliste:

1. Die Zeitfenster: Berücksichtigen sie die Vorbereitungszeit zwischen zwei Kunden?
2. Die Nachrichten: Werden Bestätigung, Erinnerung und Absage automatisch versendet?
3. Das Team: Hat jede Fachperson eigene Arbeitszeiten und Leistungen?
4. Die Kundenkartei: Wird der Besuchsverlauf gespeichert und lässt er sich exportieren?
5. Die Integration: Erfolgt die Buchung auf Ihrer Website, unter Ihrem Namen?

Wie buchen Sie Termine online mit Eazyclick?

Mit dem Modul Reservation / Termine buchen Ihre Kundinnen und Kunden auf Ihrer eigenen Website, rund um die Uhr. Sie erfassen Ihre Leistungen, deren Dauer und Ihre Arbeitszeiten; das Modul berechnet die freien Zeitfenster, sendet die Bestätigung per E-Mail mit Kalenderdatei, die Erinnerung am Vortag und lässt den Kunden über einen sicheren Link absagen. Jeder Termin landet auf der Kundenkarte.

Derselbe Kalender verwaltet mehrere Fachpersonen, und auf Wunsch können Sie jede Anfrage einzeln freigeben. Das Modul kostet CHF 270 für die Einrichtung, danach CHF 55/Monat bei 12 Monaten oder CHF 46/Monat bei 24 Monaten, exkl. MwSt., ohne Kommission pro Termin. Es ergänzt eine Eazyclick-Website, ab CHF 64/Monat (siehe Seite Pakete).

Weiterführend: Wahrgenommene Termine können Punkte im Treueprogramm bringen, und eine Bewertungsanfrage nach dem Besuch stärkt Ihr Google-Unternehmensprofil (unser Ratgeber zu Google-Bewertungen). Ihre Kunden schreiben lieber? Lesen Sie unseren Ratgeber WhatsApp Business für KMU.