Proforma-Rechnung: Wozu sie in der Schweiz dient

Veröffentlicht am 13.07.2026 · Aktualisiert am 06.10.2026 · Von Antoine Lemmens, Eazyclick.

Ein Kunde möchte vor der Bestellung eine «Proforma». Oder Sie verschicken Waren ins Ausland, und der Transporteur verlangt eine. Das Dokument sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Hier erfahren Sie, wozu es in der Schweiz dient, was darauf stehen muss und was passiert, wenn der Kunde darauf gestützt zahlt.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung zeigt vor dem Verkauf, was auf der Rechnung stehen wird: Produkte oder Dienstleistungen, Preise in CHF, MWST, Zahlungs- und Lieferbedingungen. Sie dient zur Information, zur Freigabe einer Offerte oder zur Deklaration des Werts einer Sendung. Eine Rechnung ist sie nicht. Aber Vorsicht: In der Schweiz genügt der Titel des Dokuments nicht. Für die MWST gilt jedes Dokument als «Rechnung», mit dem eine Leistung gegenüber Dritten abgerechnet wird, egal wie es heisst (Art. 3 Bst. k MWSTG). Eine Proforma, die eine Zahlung verlangt, kann also als Rechnung behandelt werden.

Für Ihren Kunden ist die Proforma kein Beleg für die Vorsteuer (die MWST auf seinen Einkäufen, die er abziehen kann). Er muss nachweisen können, dass er diese Steuer bezahlt hat (Art. 28 MWSTG). Rechnet er nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht sein Anspruch auf Vorsteuerabzug mit Erhalt der Rechnung (Mehrwertsteuergesetz, Art. 40).

Wozu dient eine Proforma-Rechnung?

Sie teilt vor dem Verkauf einen verbindlichen Preis mit, in einer Form nahe an der späteren Rechnung. Die häufigsten Fälle: eine Bestellung beim Kunden intern freigeben lassen, eine Zahlung vor der Lieferung verlangen oder eine Warensendung ins Ausland begleiten. Auch eine Bank oder eine Leasinggesellschaft kann für eine Finanzierung eine verlangen.

• Kauffreigabe: Der Einkauf Ihres Kunden gibt die Ausgabe gestützt auf die Proforma frei.
• Vorauszahlung: Der Kunde zahlt vor der Lieferung. Nach dem Zahlungseingang folgt dann eine echte Rechnung (siehe unten).
• Sendung ins Ausland: Bei einer Sendung ohne Verkauf (Muster, Garantieersatz, Rücksendung) nennt die Proforma dem Zoll den Wert der Waren.

Ist eine Proforma-Rechnung Pflicht?

Nein. Keine MWST-Regel schreibt eine Proforma vor. Sie ist ein freiwilliges Geschäftsdokument, das Sie ausstellen, wenn Ihr Kunde oder Transporteur es verlangt. Die Form ist frei: Ein PDF per E-Mail genügt. Entscheidend ist die echte Rechnung. In der Schweiz gibt es bis heute keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Die Rechnung kann also als PDF, mit QR-Rechnung oder via eBill verschickt werden. Die Proforma ersetzt diese Rechnung nie.

Die Regeln zur Rechnungsstellung für die MWST erklärt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in der MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung». Die QR-Rechnung, die 2022 die Einzahlungsscheine abgelöst hat, stellen wir in unserem Ratgeber zur QR-Rechnung vor. Eine Ausnahme sollten Sie kennen: Der Bund verlangt von seinen Lieferanten bei Aufträgen über CHF 5’000 eine E-Rechnung (siehe die Seite der ESTV).

Was unterscheidet Proforma, Offerte und Akontorechnung?

Die Offerte nennt einen Preis im Detail, und der Kunde nimmt sie an. Die Proforma zeigt dieselben Informationen in Form der künftigen Rechnung. Die Akontorechnung ist eine echte Rechnung für eine Teilzahlung. Nur auf der Akontorechnung steht eine MWST, die Sie abrechnen müssen.

• Offerte: Preisangebot, oft vom Kunden unterschrieben; keine MWST geschuldet.
• Proforma: Vorschau auf die künftige Rechnung; keine MWST geschuldet, solange sie keine Zahlung verlangt.
• Akontorechnung: echte Rechnung für eine Teilzahlung; MWST geschuldet bei Rechnungsstellung oder bei Zahlungseingang, je nach Abrechnungsart.

Welche Angaben gehören auf eine Proforma-Rechnung?

Betiteln Sie sie klar mit «Proforma-Rechnung» und ergänzen Sie einen Satz wie «Dieses Dokument ist keine Rechnung». Geben Sie ihr eine Nummer aus einer eigenen Serie, nicht aus jener Ihrer Rechnungen. Nennen Sie dann die Angaben beider Parteien, Ihre MWST-Nummer (CHE-123.456.789 MWST), falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, die Preise exkl. MWST in CHF im Detail, den MWST-Satz (8,1 % beim Normalsatz), den Gesamtbetrag, die Gültigkeitsdauer und die Zahlungsbedingungen. Bei einer Sendung ins Ausland ergänzen Sie den Grund der Sendung (Muster, Ersatz …), den Warenwert, die Anzahl Packstücke und das Bruttogewicht.

Diese Angaben sind bewährte Praxis, keine gesetzliche Pflicht: Für die Proforma ist kein Inhalt vorgeschrieben. Für die echte Rechnung stehen die in der Schweiz verlangten Angaben in Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG): Name, Ort und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, Betrag, Steuersatz und MWST-Betrag.

Welche Rolle spielt die Proforma beim Zoll?

Wenn Sie verkaufte Waren ausführen, ist das wichtigste Begleitdokument die Handelsrechnung, dazu allfällige Ursprungsnachweise und Bewilligungen. So hält es das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) fest. Das BAZG kann diese Dokumente bei der Kontrolle verlangen. Gibt es keinen Verkauf (Muster, Garantieersatzteil), legt man oft eine Proforma bei, um den Wert der Sendung zu deklarieren. Die Schweiz erhebt keine Ausfuhrzölle. Das Bestimmungsland kann die Sendung bei der Einfuhr hingegen nach dem deklarierten Wert besteuern.

Für gewisse Sendungen lässt das Reglement 10-10 des BAZG eine Rechnung als Nachweis zu. Sie muss dann den Absender, die Anzahl Packstücke, die Bruttomasse und den Wert der Sendung nennen (Reglement 10-10, PDF). Für Ihre Schweizer Kunden lesen Sie vor der echten Rechnung auch UID-Nummer eines Kunden prüfen. Die Schritte einer Ausfuhr fasst die Checkliste Ausfuhr des BAZG zusammen.

Was tun, wenn der Kunde auf die Proforma hin zahlt?

Erhalten Sie eine Zahlung vor der Lieferung, entsteht die MWST-Schuld mit dem Zahlungseingang. Stellen Sie dann eine echte Rechnung aus: Akontorechnung oder Schlussrechnung. Verlangen Sie die Zahlung nicht auf der Proforma selbst: In der Schweiz kann ein Dokument, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, als Rechnung gelten, egal wie es heisst. Und auf einem solchen Dokument kann die ausgewiesene MWST geschuldet sein.

Quellen: Mehrwertsteuergesetz, Artikel 40 (Entstehung der Steuerforderung) und Artikel 3 Bst. k (Begriff der Rechnung). Die Details mit einem Rechenbeispiel finden Sie in unserem Ratgeber Akontorechnung.

Und für Ihre Offerten und echten Rechnungen?

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Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung

Wie lange ist eine Proforma-Rechnung gültig?

So lange, wie Sie angeben: Eine Dauer ist nicht vorgeschrieben. Nennen Sie immer ein Gültigkeitsdatum. So weiss Ihr Kunde, bis wann der genannte Preis gilt.

Muss man eine Proforma-Rechnung nummerieren?

Es ist empfehlenswert, damit Sie sie leicht wiederfinden. Verwenden Sie eine eigene Serie, getrennt von Ihren Rechnungen, damit Ihre Rechnungsnummern übersichtlich und ohne Doppel bleiben.

Kann man eine Proforma in eine Rechnung umwandeln?

Ja, indem Sie eine echte Rechnung mit demselben Inhalt ausstellen, mit einer Nummer aus Ihrer Rechnungsserie, dem Rechnungsdatum und den Angaben nach Artikel 26 MWSTG. Die Proforma selbst bleibt ein Informationsdokument.