QR-Rechnung erstellen: der Leitfaden 2026

Aktualisiert am 06.10.2026 · Von Antoine Lemmens, Eazyclick. Jede Regel verweist auf ihre offizielle Quelle.

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein, den Schweizer Banken noch verarbeiten. Und seit dem 21. November 2025 sind darauf nur noch strukturierte Adressen zulässig. Dieser Leitfaden beantwortet die Fragen von Selbstständigen und KMU in der Reihenfolge, in der sie sich stellen. Jede Regel verweist auf ihre Quelle: das KMU-Portal des Bundes, kmu.admin.ch, und die Dokumente von SIX, die den Standard für den Schweizer Finanzplatz herausgibt.

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist ein standardisierter Zahlteil mit einem Empfangsschein links daneben. Sie steht unten auf Ihrer Rechnung oder auf einem separaten Beiblatt. Ihr Swiss QR Code enthält alle Angaben, die es für die Zahlung braucht. Ihr Kunde scannt ihn mit der App seiner Bank und muss nur noch bestätigen: Nichts muss abgetippt werden. Es gibt sie seit dem 30. Juni 2020, und sie funktioniert für Beträge in Franken wie in Euro.

Eine QR-Rechnung ist kein elektronisches Rechnungsformat, sondern ein Zahlungsbeleg. Sie kann auf Papier, als PDF oder per eBill verschickt werden (Einführungsskript von SIX). Die technischen Regeln legt SIX in den Implementation Guidelines QR-Rechnung fest. Deren Version 2.4 ändert nichts für Rechnungen in CHF.

Ist die QR-Rechnung obligatorisch?

In der Praxis ja. Seit dem 1. Oktober 2022 verarbeiten die Banken nur noch QR-Rechnungen. Die roten (ES) und orangen Einzahlungsscheine (ESR) sind als Zahlungsmittel nicht mehr zugelassen. Wenn Sie Ihrer Rechnung einen Einzahlungsschein beilegen, ist es also eine QR-Rechnung. Ihr Kunde kann auch per einfacher Überweisung auf Ihre IBAN zahlen, muss dann aber alles von Hand eingeben.

Quellen: Medienmitteilung des Bundes vom 16.08.2022 und kmu.admin.ch, Einführung der QR-Rechnung. Die jüngste Regel betrifft die Adressen (SIX-Merkblatt «QR-Rechnung – Übergangsfrist 2025-2026»).

Welche Adressen gelten seit dem 21. November 2025?

Seit dem 21. November 2025 darf eine QR-Rechnung nur noch strukturierte Adressen (Typ «S») enthalten: Name, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land, jeweils in einem eigenen Feld. Das gilt für Ihre Absenderadresse ebenso wie für die Adresse Ihres Kunden. Eine als Freitext erfasste Adresse (früherer Typ «K») erfüllt die Anforderungen nicht mehr.

SIX fasst die nötigen Schritte in einem Merkblatt für KMU zusammen. Bevor Sie Ihre nächsten QR-Rechnungen versenden, prüfen Sie Folgendes:

• Ihre Adresse und die Ihrer Kundinnen und Kunden sind in Ihrer Software Feld für Feld erfasst;
• im Voraus abgegebene QR-Rechnungen für gestaffelte Zahlungen (Mieten, Leasingraten) wurden neu erstellt;
• Ihre Zahlungssoftware liest QR-Rechnungen mit erweitertem Zeichensatz (Akzente und andere diakritische Zeichen), die seit dem 22. November 2025 möglich sind;
• Ihre Daueraufträge und Zahlungsvorlagen enthalten strukturierte Adressen: Die Banken müssen sie bis zum 13. November 2026 korrigieren lassen.

Und die QR-Rechnungen, die Sie erhalten und bezahlen? SIX hatte für unstrukturierte Adressen nur eine kurze Übergangsfrist vorgesehen. Die Banque Cantonale Neuchâteloise (BCN) etwa akzeptierte sie noch bis zum 30. September 2026 (siehe die Seite der BCN). Schickt Ihnen ein Lieferant noch eine Adresse als Freitext, verlangen Sie eine korrigierte Rechnung.

Ich stelle nur wenige Rechnungen: Brauche ich eine Software?

Nicht unbedingt. Für ein paar Rechnungen reicht oft das Tool Ihrer Bank: PostFinance bietet in E-Finance einen QR-Generator an, UBS ein QR-Rechnungsportal. Bei grösseren Mengen spart Ihnen eine kompatible Rechnungssoftware Zeit: Sie füllt die Referenz aus und vereinfacht den Abgleich der Zahlungseingänge.

Auch Privatpersonen sind betroffen. SIX hat ein Merkblatt für Privatpersonen und Einzelfirmen veröffentlicht, und auch private Vermieter müssen auf strukturierte Adressen umstellen (Bank Cler, strukturierte Adresse).

QR-IBAN oder IBAN: Welche Referenz wählen?

Es gibt drei Varianten. Mit QR-IBAN und QR-Referenz: 26 Ziffern plus eine Prüfziffer, für Zahlungen in der Schweiz und in Liechtenstein; sie übernimmt die Rolle der früheren ESR-Nummer. Mit IBAN und Creditor Reference (SCOR): Sie beginnt mit «RF», gefolgt von 5 bis 25 Zeichen, und eignet sich gut, wenn Sie Kunden in der EU haben. Mit IBAN ohne Referenz: die einfachste Variante, aber keine Referenz verknüpft die Zahlung mit der Rechnung.

Diese Regeln stammen aus den Implementation Guidelines von SIX. Die QR-IBAN erhalten Sie von Ihrer Bank, und sie wird nur zusammen mit einer QR-Referenz verwendet. Eine QR-Referenz darf nicht nur aus Nullen bestehen. Für Rechnungen in Euro lässt Version 2.4 nur die IBAN zu, mit Creditor Reference oder ohne Referenz.

Was kostet eine QR-Rechnung?

Einen offiziellen Tarif gibt es nicht: Die Kosten hängen vom Tool ab, mit dem Sie die QR-Rechnung erstellen. Die Banken bieten Tools im E-Banking an, zu ihren eigenen Konditionen. Bei der Post können Sie kleine Mengen (bis zu 50 QR-Rechnungen) gegen Gebühr am Schalter erstellen lassen. Eine Rechnungssoftware wiederum hat ihr eigenes Abo.

UBS beschreibt das Vorgehen auf ihrer Seite QR-Rechnung ausstellen. Auch andere Banken wie PostFinance oder die Bank Cler bieten ein Tool im E-Banking an: Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank. Die offiziellen Dokumente zum Standard (Regeln, Style Guide, Beispiele) finden Sie auf PaymentStandards.CH, wo SIX sie veröffentlicht.

Wenn Sie die Rechnung per Post verschicken, muss der Zahlteil auf weisses, perforiertes Papier gedruckt werden (Implementation Guidelines SIX, Zahlteil). Rechnen Sie dieses Papier in Ihre Kosten ein. Eine QR-Rechnung als PDF per E-Mail erspart Ihnen diesen Posten.

Bei Eazyclick verwaltet das Modul Offerten & Rechnungen Ihre Offerten und Rechnungen: ab CHF 33/Monat bei 24 Monaten Laufzeit (CHF 41 bei 12 Monaten), plus CHF 177 einmalige Einrichtung, einzeln zu jedem Paket buchbar oder als eines der wählbaren Module im Paket Booster. Den QR-Zahlteil erstellt es nicht.

Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?

Es gibt drei Wege. Das Tool Ihrer Bank: PostFinance bietet in E-Finance einen QR-Generator an, UBS ein QR-Rechnungsportal. Eine Rechnungssoftware, die den Zahlteil erstellt: Fragen Sie den Anbieter, ob sie strukturierte Adressen unterstützt. Der Postschalter, kostenpflichtig, für kleine Mengen. In jedem Fall brauchen Sie Ihre IBAN oder QR-IBAN, Ihre Adressen in getrennten Feldern und die gewählte Referenz.

Möchten Sie Ihre Rechnungen direkt ins E-Banking Ihrer Kunden stellen, lesen Sie unseren Leitfaden eBill für Unternehmen.

Was steht im Zahlteil?

Er enthält das Konto (IBAN oder QR-IBAN) mit Name und Adresse des Zahlungsempfängers, die Referenz, falls vorhanden, zusätzliche Informationen wie die Rechnungsnummer, Name und Adresse des Zahlungspflichtigen sowie Währung (Franken oder Euro) und Betrag. Der Betrag steht immer mit zwei Dezimalstellen, zum Beispiel CHF 1’590.00. Alle diese Daten sind auch im Swiss QR Code enthalten, der mit einem Schweizerkreuz gekennzeichnet ist.

Die genauen Grössen, Schriften und Ränder stehen im Style Guide QR-Rechnung von SIX. So braucht der QR-Code zum Beispiel einen freien Rand von 5 mm, damit er problemlos gelesen werden kann. Hat die Rechnung keinen festen Betrag, ist ein leeres Feld vorgesehen, in das der Zahlungspflichtige ihn einträgt.

Wie teste ich eine QR-Rechnung vor dem Versand?

Lassen Sie vor dem ersten Versand eine Test-QR-Rechnung über das Validierungsportal des Finanzplatzes prüfen. SIX veröffentlicht dazu eine Anleitung. Scannen Sie den Code auch mit der App Ihrer Bank: Betrag, Referenz und Adressen müssen korrekt angezeigt werden.

Wie Sie die UID-Nummer eines Kunden vor der Rechnungsstellung prüfen, lesen Sie in unserem Leitfaden UID-Nummer prüfen.

Welche Fehler passieren am häufigsten?

Eine Adresse, die noch als Freitext erfasst ist. Eine QR-Referenz mit einer normalen IBAN oder eine QR-IBAN ohne QR-Referenz. Eine QR-Referenz nur aus Nullen. Ein Betrag ohne seine zwei Dezimalstellen. Eine QR-Referenz auf einer Rechnung in Euro. Ein Zahlteil auf farbigem oder nicht perforiertem Papier. Und ein alter oranger oder roter Einzahlungsschein, der gar nicht mehr verarbeitet wird.

Quellen: Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.4 und SIX-Merkblatt für KMU. Testen Sie vor einem grossen Versand eine Rechnung im oben beschriebenen Validierungsportal.

E-Rechnung und eBill: Welche Pflichten gelten?

Zwischen privaten Unternehmen gibt es bis heute keine Pflicht zur E-Rechnung. Das europäische Netzwerk Peppol ist in der Schweiz kein vorgeschriebener Standard, und eine QR-Rechnung darf als PDF verschickt werden. Eine Ausnahme: Seit dem 1. Januar 2016 verlangt der Bund von seinen Lieferanten eine E-Rechnung für Aufträge mit einem Vertragswert über CHF 5’000. Eine weitere, freiwillige Option ist eBill: Damit landet die Rechnung direkt im E-Banking Ihres Kunden. Für den Versand brauchen Sie einen zertifizierten Netzwerkpartner, etwa bestimmte Banken.

Quelle: estv.admin.ch, E-Rechnung für Lieferanten der ESTV. Zu eBill siehe die eBill-FAQ für Geschäftskunden von SIX: Der Empfang im E-Banking ist kostenlos, der Preis für den Versand hängt vom Netzwerkpartner ab.

Und was macht Eazyclick?

Das Modul Offerten & Rechnungen erstellt Ihre Offerten, Rechnungen, Gutschriften und Akontorechnungen im selben Dashboard wie Ihr CRM. Es erzeugt keine QR-Rechnung und verschickt keine eBill-Rechnungen. Für den Zahlteil nutzen Sie das Tool Ihrer Bank oder eine kompatible Rechnungssoftware.

Für Ihren Treuhänder ist ein monatlicher Export Ihrer Rechnungen inbegriffen. Bewahren Sie Ihre Rechnungen wie alle Buchungsbelege zehn Jahre auf, und lassen Sie von Ihrem Treuhänder prüfen, wie Sie Ihre QR-Rechnungen erstellen.

Modul Offerten & Rechnungen entdecken oder kostenloses Gespräch vereinbaren – mit einer Projektleiterin oder einem Projektleiter.

Praktische Leitfäden zur Rechnungsstellung

• eBill für Unternehmen: So funktioniert es
• UID-Nummer im Register prüfen
• Gutschrift: wann und wie erstellen
• Akontorechnung: Regeln und Beispiel
• Proforma-Rechnung: wozu sie dient

Häufige Fragen zur QR-Rechnung

Ist eine Rechnung als PDF in der Schweiz gültig?

Ja. Zwischen Unternehmen ist kein strukturiertes elektronisches Format vorgeschrieben, und SIX sieht den Versand der QR-Rechnung als PDF vor. Sie müssen Herkunft und Unversehrtheit Ihrer Rechnungen nachweisen können. Sie dürfen ohne elektronische Signatur aufbewahrt werden, solange ihre Echtheit und Unversehrtheit nachweisbar bleiben (kmu.admin.ch, Aufbewahrung elektronischer Rechnungen).

Braucht eine Gutschrift einen QR-Zahlteil?

Grundsätzlich nein: Der Zahlteil dient zum Bezahlen, und mit einer Gutschrift fordern Sie von Ihrem Kunden nichts ein. Alles Weitere erklärt unser Leitfaden Gutschrift.

Braucht es für Rechnungen an den Bund eine E-Rechnung?

Ja, ab einem bestimmten Betrag: Seit dem 1. Januar 2016 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung Aufträge mit einem Vertragswert über CHF 5’000 elektronisch in Rechnung stellen. Sie übermitteln Ihre Daten dann an einen E-Rechnungs-Dienstleister, statt eine Papierrechnung zu schicken (BBL, E-Rechnung). Bei Kantonen oder Gemeinden fragen Sie deren Rechnungsstelle nach den geltenden Regeln.

Kann man alte orange oder rote Einzahlungsscheine noch verwenden?

Nein. Seit dem 1. Oktober 2022 sind diese Einzahlungsscheine als Zahlungsmittel nicht mehr zugelassen und können nicht mehr verarbeitet werden. Restbestände sind unbrauchbar (Medienmitteilung des Bundes).

Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre, wie alle Buchungsbelege, gemäss Artikel 958f des Obligationenrechts (OR). Während dieser Zeit müssen Sie ihre Echtheit und Unversehrtheit nachweisen und sie innert angemessener Frist auffinden können (kmu.admin.ch).